La gestion de la documentation :
optimisez, classez et sécurisez vos informations
Un classement clair et efficace de vos documents est essentiel pour gagner du temps et éviter les pertes d’informations.
Qu'est-ce que la gestion de documentation en entreprise ?
La gestion de la documentation regroupe toutes les actions liées au classement, tri, organisation et archivage des documents administratifs, financiers, juridiques ou commerciaux d’une entreprise. Elle permet de structurer les informations de manière logique et accessible, afin que chaque collaborateur puisse retrouver rapidement ce dont il a besoin.
Pourquoi réaliser le classement et l'archivage de vos documents ?
Dans un environnement professionnel où un flux important de documents est constant, une gestion efficace de ces derniers devient cruciale. Le processus de classement des documents joue un rôle central dans cette gestion en favorisant une organisation interne plus fluide. Il simplifie l'archivage et la récupération des documents et contribue également au bon fonctionnement de la structure. Il permet de libérer de l'espace de travail en éliminant l'encombrement des bureaux par des dossiers et des papiers. De plus, il épargne un temps précieux en évitant les recherches fastidieuses de documents mal classés.
Cette optimisation du temps favorise une augmentation de la productivité en libérant des ressources pour des tâches plus importantes. De plus, le classement des documents limite les risques de perte, de fuite ou de vol de données, tout en réduisant les erreurs potentielles dans la gestion documentaire. Enfin, il fournit des preuves tangibles en cas de litige, renforçant ainsi la sécurité et la fiabilité de l'entreprise.
En somme, un système de classement efficace est un pilier essentiel pour garantir le bon fonctionnement et la sécurité des activités professionnelles.
Les informations utiles
Il est essentiel de comprendre que chaque document a une durée de conservation spécifique.
Par conséquent, il est crucial de rechercher préalablement les informations pertinentes pour une gestion administrative efficace.
Les sanctions en cas de manquement
Dans certains cas, il existe des sanctions pour non-conservation de vos documents d’entreprise. Les délais légaux doivent être respectés.
Par exemple, pour les documents fiscaux, selon l’article 1734 du Code général des impôts, il est précisé :
“Qu’une amende de 10 000 € est “applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.
Pourquoi faire appel à nos services ?
Confier la gestion de votre documentation à un professionnel, c’est bénéficier d’une organisation optimisée et durable. Nous analysons vos pratiques actuelles, définissons un système adapté à vos besoins et mettons en place une méthodologie claire. Grâce à notre accompagnement, vos documents sont triés, classés et archivés de manière efficace, tout en respectant vos contraintes de confidentialité et de conformité. Vous gagnez en temps, en fiabilité et en sérénité.
Vos bénéfices
Des bénéfices essentiels pour votre réussite.
Un accès rapide à l’information
Des documents bien classés vous permettent de retrouver facilement les informations nécessaires, réduisant les pertes de temps au quotidien.
Sécurité et conformité
Un système documentaire fiable garantit la conservation des documents sensibles et le respect de vos obligations légales.
Gain d’espace et d’efficacité
Un tri et un archivage réguliers évitent l’encombrement et améliorent la fluidité du travail
Les avantages CAAP
Simplifiez votre quotidien, nous nous occupons de tout.
Une méthodologie professionnelle
Nous mettons en place des solutions adaptées à votre activité et directement utilisables par vos équipes.
Confidentialité assuré
Vos données sont traitées avec rigueur et sécurité, dans le respect des normes de confidentialité.
Un accompagnement sur mesure
Chaque solution est pensée pour répondre à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse de petites structures ou d’organisations plus complexes.
Description de la prestation
Nous prenons en charge l’ensemble de votre documentation : tri des documents existants, classement physique et/ou numérique, mise en place d’une méthode d’archivage simple et durable.
Notre processus en quelques étapes
1
Prise de contact
Tout commence par un premier échange (par téléphone, visio ou mail). Vous nous exposez vos besoins et vos attentes.
2
Analyse et proposition sur mesure
Nous analysons votre demande et vous proposons une solution adaptée : devis détaillé, planning et méthodologie.
3
Validation et lancement
Dès validation du devis, nous planifions ensemble le démarrage de la prestation. Les documents et informations nécessaires vous sont demandés pour avancer efficacement.
4
Réalisation de la prestation
Nous exécutons la mission selon le planning convenu : suivi régulier, points d’avancement si besoin et respect des délais.
5
Livraison et suivi
Nous vous livrons le résultat final et restons disponibles pour des ajustements ou un accompagnement complémentaire.
Prêt(e) à déléguer et gagner du temps ?
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