Un document introuvable, c'est du temps perdu. Un Drive chaotique, c'est de l'énergie gaspillée chaque jour.
La gestion documentaire, ce n'est pas juste du rangement — c'est poser les bases d'une organisation qui respire.
Arborescence logique, convention de nommage, archivage structuré, accès partagés sécurisés : chaque fichier a une place, et tout le monde la connaît.
N'importe quel document retrouvable en moins de 2 minutes. Sans chercher. Sans stresser.
Partir en congés vous angoisse
Personne d'autre ne sait où se trouvent les documents importants. Si vous êtes absent(e), tout bloque.
Ces situations vous parlent ?
Un chaos documentaire, ça s'installe progressivement — et ça coûte cher sans qu'on s'en rende compte. En moyenne, un collaborateur perd 2,5 heures par semaine à chercher des documents.
Vous avez peur de supprimer
"Et si j'en ai besoin ?" — alors tout s'accumule, rien n'est archivé, et le chaos grossit semaine après semaine.
Vos documents ne sont pas sécurisés
Accès partagés sans contrôle, fichiers sensibles accessibles à tout le monde, aucune politique de rétention.
Votre Drive vous fait honte
Des dossiers imbriqués sans logique, des fichiers nommés "final_v2_VRAI" — vous n'osez pas partager l'accès à vos prestataires.
Retrouver un fichier prend 10 minutes
Contrat, facture, procédure — chaque recherche est une expédition. Entre les emails, le Drive, le bureau...
Votre équipe s'y retrouve difficilement
Chacun a sa logique de classement. Résultat : doublons, versions obsolètes et fichiers introuvables.
Vos bénéfices
Des bénéfices essentiels pour votre réussite.
Un accès rapide à l’information
Des documents bien classés vous permettent de retrouver facilement les informations nécessaires, réduisant les pertes de temps au quotidien.
Sécurité et conformité
Un système documentaire fiable garantit la conservation des documents sensibles et le respect de vos obligations légales.
Gain d’espace et d’efficacité
Un tri et un archivage réguliers évitent l’encombrement et améliorent la fluidité du travail
Les avantages CAAP
Simplifiez votre quotidien, nous nous occupons de tout.
Une méthodologie professionnelle
Nous mettons en place des solutions adaptées à votre activité et directement utilisables par vos équipes.
Confidentialité assuré
Vos données sont traitées avec rigueur et sécurité, dans le respect des normes de confidentialité.
Un accompagnement sur mesure
Chaque solution est pensée pour répondre à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse de petites structures ou d’organisations plus complexes.
Ce qui est inclus dans la prestation
Nous prenons en charge l’ensemble de votre documentation : tri des documents existants, classement physique et/ou numérique, mise en place d’une méthode d’archivage simple et durable.
Audit complet de l'existant : Analyse de tous vos espaces de stockage actuels — Drive, emails, bureau, serveurs, outils de gestion.
Conception de l'arborescence : Structure sur mesure, adaptée à votre activité et à votre équipe. Soumise à validation avant application.
Convention de nommage : Règles simples et cohérentes pour nommer tous vos fichiers — appliquées et documentées pour votre équipe.
Migration & archivage : Déplacement des fichiers existants, suppression des doublons, archivage de l'ancien. Ménage complet.
Configuration des accès : Droits d'accès définis par rôle — qui voit quoi, qui modifie, qui partage. Sécurité et confidentialité.
Guide de maintenance : Document d'une page expliquant les règles à suivre pour maintenir la structure propre — remis à toute l'équipe.
Comment on travaille ensemble
1
Audit de l'existant
J'analyse votre situation documentaire actuelle et identifie les principaux points de douleur.
2
Proposition de structure
Je vous soumets une arborescence adaptée à votre activité. Vous validez, on ajuste si besoin.
3
Migration & mise en ordre
Je déplace, renomme, archive et supprime les doublons. Vous n'avez pas à vous en occuper.
4
Formation & livraison
Session de prise en main + guide de maintenance livré. Votre équipe maintient la structure en autonomie.
En complément naturel de cette prestation
Formalisation de procédures
Une fois la documentation structurée, on y range des procédures bien rédigées.
Kit d'intégration
Le kit d'accueil guide les nouveaux dans votre documentation restructurée.
Audit organisationnel
L'audit identifie si la gestion documentaire est votre priorité n°1.
Questions fréquemment posées
Voici quelques questions fréquentes sur notre entreprise.
Non. Rien n'est supprimé sans votre accord explicite. Je commence par archiver, jamais par supprimer. Vous validez chaque décision d'archivage avant que je l'applique.
Google Drive, OneDrive, Dropbox, serveurs partagés — je m'adapte à l'outil que vous utilisez. Si vous utilisez plusieurs outils, on décide ensemble lequel centraliser en priorité.
En général une semaine pour une structure de TPE ou d'indépendant. Pour des volumes plus importants ou plusieurs espaces de stockage, je vous donne une estimation précise après l'audit initial.
Je livre un guide de maintenance d'une page avec les règles simples à suivre. Et je vous forme à les appliquer — votre équipe peut maintenir la structure sans moi dès la semaine suivante.
Une semaine pour ne plus jamais perdre de temps à chercher un fichier.
Un appel de 30 minutes pour faire le point sur votre situation documentaire actuelle et voir ensemble ce qu'on peut remettre en ordre rapidement.
Restructuration en 1 semaine Rien supprimé sans accord Guide de maintenance inclus Formation de l'équipe incluse